¿Sabes por qué tu cerebro no puede acordarse de todo lo que tienes que hacer?

Septiembre ha llegado y con él un sinfín de tareas a realizar después del parón de vacaciones. Recordatorios de hacer esto y aquello, llamadas pendientes, recados, listas de la compra, etc. ¿cómo lo haces para recordarlo todo?

Según leí en el libro “Your brain at work”, del neurocientífico David Rock, nuestro cerebro sólo puede gestionar una capacidad limitada de información para resolver problemas y tomar decisiones. La parte del cerebro que utilizamos para ello es el córtex prefrontal, situada justo detrás de nuestra frente, y para entender cómo funciona, el autor lo asimila a un escenario. En cada escena suben y bajan los actores necesarios para cada situación o problema a resolver. El problema es que  cualquier otro elemento que esté merodeando continuamente por nuestra cabeza, como pueden ser preocupaciones o auto-recordatorios de lo que tenemos que hacer, también va a estar ocupando parte de ese stage, reduciendo el espacio disponible y nuestra capacidad de concentración.

Supongo que más de una vez te habrás olvidado de algo que tenías que hacer, eso le ha pasado a todo el mundo. La causa principal es que nuestro cerebro no está diseñado para esta función. Puede recordar información en su “archivo” en segundo plano pero no mantenerla en primer plano durante un periodo de tiempo prolongado, y tirar de este recurso es causa de fatiga y una importante fuente de estrés.

Es por todo esto que para aliviar la carga cerebral y despejar nuestro escenario para poder usarlo para lo que realmente sirve (es decir, analizar, decidir y resolver), es necesario tener un buen sistema de gestión de tareas el cual va a permitirnos vaciar nuestra mente de esas listas interminables imposibles de recordar. Sólo hace falta tener un sitio donde tenerlo todo apuntado y coger el hábito de consultarlo a diario para así descargarnos de la presión del “que no se me olvide…“. Se calcula que todos tenemos entre manos entre 100 y 200 tareas por hacer si juntamos los ámbitos personal y profesional, así que imagina cuánto esfuerzo tu cerebro está haciendo para que no te olvides de nada. 

Quizá ya utilices algún sistema como una agenda, post-its, listitas de papel o hasta alguna aplicación. Su problema muchas veces es el de la volatilidad. Una mañana te apuntas todo lo que tienes que hacer, pero en un par de días ese papelito desaparece por algún bolsillo o en el fondo de la bolsa.

Uno de los sistemas más conocidos dentro del mundo de la productividad es el llamado GTD (acrónimo de Getting Things Done), creado por David Allen. Este sistema propone una serie de fases que te ayudan gestionar mejor tus tareas diarias. No voy a extenderme aquí sobre cómo funciona el sistema GTD al completo (si quieres más información puedes leer su libro)  pero sí que te propongo realizar uno de sus primeros ejercicios para liberar espacio mental: apuntar absolutamente todo lo que tienes que hacer, desde esa llamada al calculista a la compra de ese regalo para tu amiga. Vacía tu mente todo lo que puedas.

Para ello, lo más útil hoy en día es usar alguna aplicación que puedas llevar en tu móvil o abrir en tu ordenador. Algunas de las más conocidas son Wunderlist, Todoist, Asana, NirvanaHQ o Trello. Te invito a que pruebes alguna de ellas durante una semana y vayas viendo si notas la diferencia.

Si te gustaría aprender de una forma más eficaz y productiva a gestionar tus tareas, te propongo una de las unidades de mi Curso Personalizado de Productividad para Profesionales de la Arquitectura. En ella aprenderás a diferenciar tipos de tareas, cómo almacenarlas y gestionarlas sin estrés, saber priorizar y a conocer las aplicaciones que yo uso (Wunderlist y Trello). Para más información, te animo a le des un vistazo a la página web del curso.

Espero que tu cabeza lo agradezca.

Gracias por estar ahí.
Agus

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Soy Agus Boada, arquitecto y apasionado de la productividad en el trabajo. Ayudo a profesionales de la arquitectura a trabajar de una forma más eficiente para obtener un mejor equilibrio con su vida personal.

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