La reunión de los viernes

Ya estamos a viernes y me imagino que estás deseando que llegue el fin de semana. Después de toda la semana trabajando al máximo, un poco de descanso y desconexión son siempre merecidos y necesarios. Pero antes de apagar el ordenador e irte para casa, me gustaría que te hicieras estas preguntas:

¿ha sido tu semana productiva?
¿has avanzado en los proyectos que lo necesitan?
¿tienes ya la semana que viene enfocada?
¿qué es lo primero que vas a atacar el lunes cuando vuelvas?

Si no sabes muy bien qué contestar, hoy quiero mostrarte una técnica que seguro que te será de utilidad, con la que ganarás eficacia y control: la reunión del viernes.

La llegada del fin de semana marca un punto de inflexión en nuestra rutina de trabajo. Si tu día a día fuera una novela o una serie, cada semana laboral sería como un capítulo. Personalmente, siempre prefiero acabar de leer/ver el capítulo antes de acostarme, para así no perder el hilo de la historia, y ya al día siguiente empiezo otro nuevo, con similitudes con el anterior pero con una trama que empieza y acaba en ese bloque. Pues así puedes considerar cada semana, como un “capítulo” de tu trabajo, el cual tiene una pequeña trama que hay que resolver dentro de la misma, lo que serían tus objetivos para esa semana.

Una manera fácil, y muy provechosa de saber cuáles han de ser esos objetivos es lo yo llamo la reunión del viernes. Consiste en una pequeña reunión de equipo (o si trabajas por tu cuenta, te sientas contigo misma), en la que se repasa cafecito en mano la lista de todos los trabajos en activo de la oficina, evaluando cuál es su estado y qué tipo de acción se requiere para que estos avancen.

Este repaso general nos facilita ciertos hábitos muy productivos, como son:

  • tener una visión global del volumen de trabajo actual de la oficina
  • evaluar cómo ha ido la semana, y que se podría haber hecho para mejorar
  • saber priorizar cuáles van a ser los objetivos de la semana próxima
  • no dejar que ningún proyecto o pequeño encargo quede en el olvido por no ser prioritario
  • si algún proyecto lleva algunas semanas sin avanzar, podemos analizar qué hay que hacer para desbloquear la situación

La lista sería un documento vivo que cada semana se iría actualizando según los proyectos vayan avanzando. El formato lo puedes definir como mejor te funcione, pero para empezar, te propongo preparar simplemente un documento Word con las siguientes secciones:

  • Proyectos en curso
  • Proyectos presentados al ayuntamiento/administración
  • Direcciones de obra
  • Propuestas de honorarios
  • Trabajos internos

En cada una de ellas, vas a poner dos columnas, una a la izquierda con el nombre del proyecto y una a la derecha con un pequeño comentario sobre su estado. No hace falta hacer una gran descripción. Con sólo una frase corta y concisa que explique cuál es la siguiente acción a realizar, es suficiente. Te muestro cómo podría empezar a ser tu lista:

PROYECTO BÁSICO/EJECUTIVO

  • Proyecto A Pendiente de revisión final
  • Proyecto B Programar visita al solar
  • Proyecto C Reunión con el cliente el próximo…

PRESENTADOS A LA ADMINISTRACIÓN

  • Proyecto D Llamar a arquitecto municipal

DIRECCIÓN DE OBRA

  • Proyecto E Preparar detalles según última visita

PROPUESTAS DE HONORARIOS

  • Proyecto F Propuesta presentada. Esperando respuesta. Llamar.
  • Proyecto G Calcular honorarios y enviar oferta.

TRABAJOS INTERNOS

  • Plantilla de Revit Añadir estilos de cotas
  • Página web Actualizar con últimas obras acabadas


Si quieres, puedes añadir una tercera columna donde se asigna qué integrante del equipo va a ser responsable de tomar la acción.

En lo que se refiere al funcionamiento de la reunión, es importante que los miembros del equipo hayan hecho un repaso previo de la lista, para así llegar con esa visión global en la cabeza y sabiendo qué hay qué hacer en los proyectos en los que son responsables. Eso hará que la reunión sea mucho más efectiva. Una vez en la mesa, se pueden repartir copias impresas o se va modificando el documento en vivo, domo sea más fácil, pero sí que es importante repartir una copia (en papel o PDF) a los asistentes una vez acabada la reunión, para así tener bien presente cuáles serán las prioridades y objetivos de la semana.

La reunión semanal va casi siempre relacionada a la gestión de equipos, y es absolutamente necesaria, pero también lo es cuando trabajas por tu cuenta. Que no tengas nadie con quién reunirte, no significa que no debas sentarte, analizar y tomar decisiones. Mirando hacia adelante, marcar objetivos semanales es el primer paso para ganar foco y va a evitar que te pierdas a medida que las urgencias vayan entrando. Mirando hacia atrás, evaluar tu semana va a ayudarte a mejorar y a poder aplicar esos pequeños cambios para trabajar de forma más eficiente. Ganarás en claridad para poder apuntar bien y marcar, y notarás una gran diferencia en tu productividad y satisfacción personal.

Gracias por estar ahí. Un abrazo.
Agus

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Soy Agus Boada, arquitecto y apasionado de la productividad en el trabajo. Ayudo a profesionales de la arquitectura a trabajar de una forma más eficiente para obtener un mejor equilibrio con su vida personal.

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