Tener tiempo es saber priorizar

Una de las frases que más habrás dicho/escuchado en tu vida es la de “no tengo tiempo”. Llevamos una vida ocupada, de aquí para allá, muchas veces con la sensación de no llegar a todo y de que necesitaríamos más horas en nuestro día para remediarlo.

Pero si hay algo justo en este mundo es el tiempo. Todas y todos, absolutamente, tenemos días de 24 horas. Ni una más, ni una menos. Así pues, ¿qué es lo que les permite a algunos sacar más partido a estas horas y a otros no? Simplemente, saben priorizar. En este post vamos a ver una famosa técnica que nos ayuda de una forma muy fácil a saber clasificar nuestras tareas para luego poder priorizarlas correctamente.

Dicen que fue el presidente estadounidense Eisenhower el que creó la matriz siguiente:

Te explico cómo funciona. Combinando los dos ejes Importancia/Urgencia se forman cuatro cuadrantes. Cada uno de ellos nos sirve para clasificar las tareas de la siguiente forma:

  • 1º Importante y Urgente: son las tareas que más nos demandan. Necesitan ser hechas ya mismo y son de vital importancia para nuestra “supervivencia”. Por ejemplo, si un constructor te llama porque necesita confirmar un dato de la estructura y tiene la cuba de hormigón esperando, sería un caso Importante, ya que el devenir de la obra depende de nosotros y Urgente, la respuesta debe ser rápida. Aunque este cuadrante es vital, trabajando de forma organizada y programada va a evitarte tener casos en este cuadrante.
  • 2º Importante y no Urgente: estas serían las tareas que nos acercan a nuestros objetivos pero que no requieren de una acción inmediata. Es decir, vas a poder  agendarlas para comprometerte a llevarlas a cabo un día próximo pero no tiene que ser hoy mismo. Por ejemplo: este mes te has marcado como objetivo conseguir tres nuevos encargos y justo has recibido una llamada de un posible cliente mientras tu estabas en la obra. Entonces, vas a agendar una reunión con el cliente en un día próximo, priorizándola, pero no tiene que ser para hoy mismo.
  • 3º Urgente y no Importante: en este cuadrante van a parar las típicas tareas de administración (contestar algunos correos, preparar los impuestos, responder llamadas, etc.) que nos impiden llegar a las tareas importantes de verdad. Si no te acercan a tus objetivos, no son tareas importantes. En la medida que puedas, delégalas a otro miembro del equipo o automatízalas (haz transferencia automáticas, activa el buzón de voz, etc.) y saca tiempo para lo que te permite avanzar.
  • 4º no Urgente y no Importante: aquí recaen los grandes ladrones de tiempo de nuestra era. Nuestros amigos whatsapp, facebook, boletines y toda la tropa. Si de verdad quieres aprovechar más tu tiempo, debes eliminar estas tareas de tu rutina, o al menos, minimizarlas al máximo. Revisa si todos los boletines que recibes te interesan, dedica un tiempo limitado al día a las redes sociales, contesta tus whatsapp sólo en las horas de descanso, etc. Sólo con este pequeño cambio, tu productividad se va a disparar.

Vistos los cuadrantes, déjame recalcar un tema. Si no tienes objetivos, no vas a poder priorizar. Los objetivos son nuestra brújula, y gracias a ellos avanzamos. Y para hacerlo de forma contínua y sin estrés, deberíamos procurar movernos la mayoría de nuestro tiempo en las tareas del segundo cuadrante, haciendo lo importante sin la presión de la urgencia. Cuánto más trabajes en lo importante, menos tareas urgentes vas a tener. 

También fíjate que muchas veces lo importante no nos trae una recompensa inmediata, sino que es más bien una inversión para recibir un fruto en el futuro. Que eso no te produzca la sensación de que no estás aprovechando el tiempo. Es más importante sembrar que recoger toda la cosecha de golpe. Con lo importante crecerás como profesional, ganarás más clientes para el estudio, obtendrás esa formación que necesitas, aumentarás tu conocimiento o disfrutarás de tiempo para ti. Trabajar en lo importante es una carrera de fondo, no un sprint.

Y volviendo a lo de «no tengo tiempo», ahora puedes ser consciente de que sí tienes tiempo, pero quizás no lo priorizas de forma adecuada. Sólo hace falta un poco de programación para mejorarlo. A mi, por ejemplo, me funciona dedicar 10 minutos a la semana para priorizar 2 o 3 cosas que quiero conseguir, y luego, durante la semana, priorizo las tareas que me ayudan a conseguirlo.

y tú, ¿crees que priorizas adecuadamente?

Gracias por estar ahí.
Agu

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Soy Agus Boada, arquitecto y apasionado de la productividad en el trabajo. Ayudo a profesionales de la arquitectura a trabajar de una forma más eficiente para obtener un mejor equilibrio con su vida personal.

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