Los KPI del estudio de arquitectura

Hablando en clave empresarial, no sé si alguna vez habrás oído hablar de los KPI (Key Performance Indicators), llamados también Índices Clave de Rendimiento. Éstos son unos valores que nos muestran si un negocio está consiguiendo los objetivos marcados, es decir, si la empresa va por buen camino según la estrategia empresarial definida.

Ya lo sé, oyes hablar de empresa y negocio y ya te coge urticaria. Pero si trabajas en tu propio estudio, tienes que ser consciente de que, además de un trabajo técnico, debes llevar a cabo una labor empresarial, como ya explicaba en este post, que es la que te permitirá poder seguir trabajando de lo que te gusta en un futuro. Así lo han hecho los estudios de éxito.

«además de un trabajo técnico, debes llevar a cabo una labor empresarial»

Volviendo a los KPI, estos indicadores son unos valores (numéricos o no), que miden un comportamiento y pueden ser de muchísima utilidad para tu estudio para analizar posibles problemas como (entre otros):

  • falta de encargos
  • falta de beneficio económico
  • dedicación excesiva
  • repetidos problemas en la obra o con los estamentos

¿Pero qué indicadores pueden ser reveladores, y sobretodo, cómo se consiguen?

En todo negocio, el número de indicadores puede llegar a ser infinito. Podrías medir todo lo que quisieras. Todo dependerá de qué interesa medir y para qué. Seguidamente, vamos a ver algunos de los KPIs que pueden ser más interesantes en tu actividad dentro del sector de la arquitectura:

  • Número de encargos conseguidos vs propuestas presentadas
    Si no estás consiguiendo los encargos que esperas, aunque te están llegando oportunidades para ello, puede que tengas que mejorar temas como: mostrar mejor tu valor añadido, comprobar que recoges bien las necesidades del potencial cliente, la comunicación entre las dos partes, o las condiciones económicas. Por otra parte, conocer el ratio de conversión medio de propuestas a encargos, te facilitará tener un objetivo medible de a cuántos clientes potenciales necesitas contactar para obtener un nuevo encargo.
  • De dónde provienen los encargos
    Muchas veces parece obvio, pero tener bien definido el perfil de nuestros clientes con su localización, edad, sector, etc. puede ayudarnos a analizar mejor cuál es nuestro mercado y a abrirnos más a otras zonas o sectores donde haya clientes similares. Ya sabes que hoy en día la especialización y el hecho de solucionar problemas concretos para clientes definidos es una de las grandes oportunidades de negocio.
  • Horas facturables vs horas no-facturables
    Si no sabes de qué estoy hablando, te recomiendo que leas este post primero. Este es un buen indicador para saber si estamos dedicando más tiempo de lo debido a actividades que no van directamente ligadas a los proyectos (y que nos producen retrasos en las entregas, por ejemplo), o al inrevés, si tal vez nos convendría dedicar algo de tiempo a mejorar los sistemas internos o a salir de la oficina para conseguir nuevos encargos. Cada integrante del equipo debería tener asignado un porcentaje mínimo de facturables y procurar conseguirlo para la buena marcha económica del estudio.
  • Detalle de tiempo no-facturable
    Relacionado con el punto anterior, es bueno dar un vistazo a qué se han destinado las horas no-facturables para saber si estamos perdiendo tiempo en tareas que no son importantes.
  • Horas previstas vs. horas dedicadas
    Éste es quizás el indicador más decisivo. Cuando preparas un presupuesto para un nuevo proyecto, probablemente hagas una estimación de cuánto tiempo vas a necesitar para completarlo y así saber cuánto te cuesta. Pero es incluso más importante saber si esa estimación fue correcta. Para ello, deberías registrar las horas trabajadas en cada proyecto y hacer un análisis al finalizar cada uno de ellos para poder evaluar si ha sido provechoso, si no lo ha sido, cuáles han sido las causas del no éxito y qué se podría haber mejorado para que no vuelva a pasar en un futuro.

Para poder obtener estos indicadores, puedes llevar registros adecuados para cada finalidad en una simple hoja de excel. También puedes registrar tus hojas de tiempo en programas gratuitos como Clockify, muy fácil de utilizar, gratuito y con el que luego podrás sacar todos los informes que necesites filtrados por trabajos, integrantes del equipo, fechas, facturables o no, etc.

Para finalizar, faltaría saber cada cuando se deben revisar estos indicadores. Todo dependerá del funcionamiento de tu estudio, pero cada tres meses es un buen periodo teniendo en cuenta lo que normalmente se alargan los encargos.

 «Cada 3 meses es una buena periodicidad para la revisión de los indicadores»

Saber medir y analizar cómo se está comportando tu estudio a nivel empresarial es un valioso ejercicio que debes hacer si te preocupa su sostenibilidad en el tiempo. De este análisis se pueden sacar conclusiones muy beneficiosas para su rendimiento económico y para mejorar su eficiencia, lo que resultará en una mayor satisfacción de los clientes y de los integrantes del equipo por hacer un trabajo bien hecho.

Gracias por leer.
Agus

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¿Quién soy yo?

Soy Agus Boada, arquitecto, técnico de calidad y apasionado de la productividad en el trabajo. Ayudo a profesionales de la arquitectura a trabajar de una forma más eficiente para obtener un mejor equilibrio con su vida personal.

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